Manajemen Proses Bisnis: Mendorong
Efisiensi dan Menumbuhkan Nilai Kompetitif
Perkembangan pasar yang
bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks
dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi
masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi
untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian
menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah
secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam
menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi.
Masalah yang sering kali
terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis
yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat
lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam
mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah
perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi
masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi
perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.
Untuk mengatasi masalah
tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat
membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh
(komprehensif) dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di
laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu
juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu.
Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat
mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan
efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu
menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan.
Pada beberapa tahun
terakhir telah banyak perusahaan yang memanfaatkan solusi dengan teknologi
informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi kadang
solusi yang mereka kembangkan masih setengah-setengah. Mereka membangun solusi
TI tersebut dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan.
Sistem yang dibangun biasanya terbagi berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan
proses bisnis yang ada. Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa masalah
ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi
ataupun pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk
menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan
dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini
sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang
sangat dinamis seperti saat ini.
Teknologi Manajemen
Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang
benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis
mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM
adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu
meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM
dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui
proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga
merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara
signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau
layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara
real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta
pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan
tepat.
Definisi
BPM
Apa itu BPM? Lalu mengapa
BPM menjadi elemen yang sangat penting bagi kesuksesan sebuah perusahaan?
Sebelumnya, kita akan coba kupas terlebih dahulu mengenai proses bisnis pada
perusahaan. Proses bisnis merupakan inti dari seluruh aktivitas pada suatu perusahaan
atau organisasi. Untuk mencapai tujuan perusahaan, proses bisnislah yang akan
memberdayakan seluruh sumber daya yang ada pada perusahaan. Tapi yang perlu
diketahui adalah bahwa setiap bisnis memiliki proses masing-masing yang unik,
sesuai dengan karakteristik dari perusahaan dan bidang usahanya, seperti proses
pembuatan produk ataupun layanan baru, pengadaan supply, menjawab pertanyaan
pelanggan, ataupun rekruitasi karyawan baru, yang tentunya memiliki perbedaan
karekteristik tersendiri untuk setiap perusahaan.
Manajemen Proses Bisnis
yang efektif dan efisien dapat menghasilkan nilai-nilai kompetitif bagi
perusahaan. Proses bisnis yang dikelola dengan baik akan mampu menumbuhkan
peluang. Namun perusahaan terkadang kurang memahami dan tidak mampu mengontrol
proses bisnis yang dimilikinya. Pihak manajemen mungkin telah berhasil membuat
prosedur yang ideal untuk menjalankan proses bisnisnya, tapi pada kenyataannya,
implementasi di lapangan dapat sangat berbeda dari apa yang telah dirancang
sebelumnya. Pada pelaksanaan suatu proses bisnis kadang terjadi redundansi,
ketidakefisienan, stagnasi, dan berbagi kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak
dapat diantisipasi sebelumnya. Bisnis yang tidak tangkas dalam mengontrol
proses bisnis yang dimilikinya cenderung akan menghalangi usaha perusahaan
dalam mencapai sasaran yang diinginkan.
Manajemen Proses Bisnis
(BPM) adalah sebuah pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola
perubahan. BPM membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh
elemen pada proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan workflow.
BPM meningkatkan kualitas proses bisnis melalui penyediaan mekanisme feedback
yang lebih baik. Review yang berkesinambungan dan real-time akan membantu
perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara
lebih cepat sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar.
Setiap solusi Manajemen
Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:
1.
Pemodelan
Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis
secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh
elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan
error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming
khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.
2.
Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen
tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan
tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan
Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini
berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat
wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses
bisnis.
3.
Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang
sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses
bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang
tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di
dalamnya.
4.
Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat
ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan
dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.
Kelebihan
BPM
Apa sebenarnya yang akan
diperoleh perusahaan yang memanfaatkan solusi BPM dalam mengelola dan
mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya? Keuntungan dari pemanfaatan
solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) antara lain:
1. Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses
bisnis yang dimiliki, mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut,
memonitor jalannya proses, serta memberikan cara yang mudah dan cepat ketika
perusahaan akan melakukan perubahaan proses bisnis untuk meningkatkan
performansinya.
2. Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi
tugas-tugas yang selama ini masih dilakukan secara manual. Solusi BPM dapat
mengotomatisasi proses persetujuan serta penolakan, notifikasi dan laporan
status.
3. Dengan BPM, integrasi antar proses bisnis dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat.
4. BPM membantu perusahaan dalam membuat exception handling dan
proses alternatif yang sangat dibutuhkan untuk menanggulangi masalah pada
bisnis yang bersifat sangat dinamis seperti sekarang ini.
5. BPM dapat meningkatkan daya respon bisnis melalui kemampuan
untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan real-time.
6. BPM mengurangi waktu yang dibutuhkan pada pelaksanaan suatu
proses bisnis.
7. BPM meningkatkan produktivitas setiap karyawan.
8. Umumnya proses bisnis tentunya membutuhkan banyak orang dan
sumber daya. Sebuah solusi BPM yang baik dapat mengurangi jumlah sumber daya
yang dibutuhkan pada sebuah proses.
Kesimpulan :
Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk
mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih
membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut
terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan
menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain
untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis
(BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis
yang mereka miliki Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan
mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada
akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan,
meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis,
dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
